Taskfit használata

Hogyan működik

Feladatközpont

A Taskfit kliens alkalmazás fő ablaka a Feladatközpont, ami nagyon egyszerű közelítésben egy közönséges feladatlistának tekinthető. A Feladatközpont (beállításoktól függően) az operációs rendszerbe való belépéssel azonnal elindul, vagy a Start menüből elindítható. Alapértelmezésben a Feladatközpont minimalizált állapotban van, és a tálcán található Taskfit ikonra kattintva jeleníthető meg. 

Taskfit Feladat mérés

Feladatválasztó

A Feladatválasztó az éppen aktív ablak tetején, középen, egy keskeny színes sávként jelenik meg és kulcs szerepet tölt be a Taskfit működésében. Segítségével rendelhető hozzá az aktív elem (alkalmazás, fájl, weboldal stb.) egy feladathoz. 

A feladatválasztónak 4 állapota van, ezeket színek jelölik. 

  • Szürke: nincs adat 
  • Fekete: a Taskfit számára nem nyomon követendőként megjelölt elemet néz a felhasználó 
  • Narancssárga: Az aktív elem nincs feladathoz rendelve, így a rá mért idő sem jelenik meg a munkaidő riportokban. 
  • Kék: a Taskfit méri a tevékenységet és feladathoz is rendelte 

A színes sávra kattintva a feladatválasztó lenyílik, és láthatóvá válik, hogy az aktív elem éppen melyik feladathoz van hozzárendelve. 

Bővebben
Feladatválasztó

Munkaidő rögzítés

A Taskfit működésének lényege, hogy a rendszer a felhasználó által a számítógépen használt alkalmazásokkal, dokumentumokkal, fájlokkal, weboldalakkal, email-ekkel, vagy egyéb elemekkel töltött munkaidőt méri és azt a személyes feladatlistában szereplő feladatok valamelyikéhez rögzíti. A feladatokhoz a Taskfit által rögzített munkaidő áttekinthető, szükség esetén javítható. 

Ha munkához használt ablakainkat, fájljainkat feladatokhoz rendeltük, akkor a megszokott módon folytathatjuk a munkát, nincs egyéb teendőnk a munkaidő automatikus rögzítéséhez. A hozzárendelések alapján a Taskfit számára egyértelmű, hogy mikor melyik feladattal foglalkozunk, így arra méri az időt. 

Az elem feladathoz rendelésével nem szükséges kapkodnunk, nem veszítünk el mért munkaidőt, ha mondjuk csak egy fél oldal begépelése után rendeljük feladathoz egy dokumentumunkat. A Feladatválasztóban elvégzett hozzárendelés az elem aktívvá válásától eltelt teljes időt a kijelölt feladathoz rendeli és a Feladatközpontban lehetőség van a hozzárendelések utólagos módosítására is. 

Bővebben

Fókusz mód

A munkaidő pontos mérésére és feladathoz rendelésére a Taskfit többféle lehetőséget biztosít, amelyeket a felhasználó a saját preferenciái szerint összehangolva használhat. A felhasználási módok két alapvető irányát az a kérdés határozza meg, hogy én, mint felhasználó minden pillanatban konkrétan meg akarom-e mondani a Taskfit számára, hogy éppen melyik feladatomon dolgozom, vagy csak általánosabb iránymutatásokat szeretnék adni és azt várom, hogy a Taskfit ezek alapján mérje helyesen az időmet az én folyamatos irányításom nélkül.  

Azon felhasználók, akiknek képességük és módjuk van a munkaidejüket jól meghatározott szakaszokban egy-egy konkrét feladat köré csoportosítani, vagyis tudnak huzamosabb ideig megszakítás nélkül egy feladaton dolgozni, a legegyszerűbb módon az aktuális feladat kiválasztásával mérhetik a saját munkaidejüket. Ezt a működést a Taskfit fókusz módnak nevezi, ilyenkor minden, a felhasználó által használt dokumentumra, weboldalra, alkalmazásra stb mért idő az adott feladatra fordított munkaidőként kerül rögzítésre. 

Bővebben
Taskfit Fókusz mód

Szabály alapú működés

Azon felhasználók számára, akik kevésbé tudják, vagy szeretik hosszabb fókuszált időszakokra bontva végezni a munkájukat, a gyakori feladatváltások manuális rögzítése hamar megterhelővé válhat, ami a váltások elmulasztásához és így a munkaidő riportok pontatlanná válásához vezet. Ennek elkerülése érdekében a Taskfit lehetőséget biztosít arra, hogy a felhasználó szabályok kialakításával előre megmondja a Taskfit-nek, hogy egyes helyzetekben hogyan, mi alapján válassza ki az aktuális feladatot, ideális esetben manuális beavatkozás nélkül. 

Ahhoz, hogy a beavatkozás nélküli pontos működés elérhető legyen, a felhasználónak meg kell figyelnie és meg kell értenie a saját munkavégzési stílusát és ehhez hangolva kell lépésről-lépésre felépíteni és karbantartani a saját feladatokhoz és munkamódszerhez legjobban illeszkedő szabályrendszert. A szabály alapú működés felépítése mélyebb megértést és hosszabb időt igényel, de bizonyos munkakörökben sokkal pontosabb munkaidő riportok és kevesebb manuális beavatkozás érhető el vele. A Taskfit intuitív szabályszerkesztővel, gyorsszabályok felkínálásával és a konkrét szabállyal le nem fedett elemekre vonatkozó általános beállításokkal segíti a szabály alapú működés kialakítását. 

Bővebben
Szabály létrehozása

Feladatok kezelése

A létrehozott feladatok a Feladatlistákban jelennek meg. Az alapértelmezett ‘Feladataim’ lista mellett más listákat is létre lehet hozni, melyekbe tetszőlegesen lehet szervezni feladatainkat. Ezeket a későbbiekben akár meg is lehet osztani kollégáinkkal vagy barátainkkal. 

A ‘Velem megosztott’ csoportban azok a listák és feladatok jelennek majd meg amiket velünk osztanak meg mások. 

Bekapcsolható integrációk segítségével a Taskfit képes más alkalmazásokból, például egy naptárból, vagy hibajegykezelőből származó feladatokat is kezelni. 

A feladatlisták mellett a még le nem zárt hozzá tartozó feladatok száma látszik. 

Feladat lista

Feladat kategóriák

A feladat kategóriáknak kiemelt szerepe van abban, hogy a Taskfit által mért munkaidő a riportokban a megfelelő módon jelenjen meg, ezért a felhasználóknak fokozott figyelmet kell fordítaniuk a feladataik helyes kategorizálására. A kategóriarendszer a vállalat igényeihez illeszkedő riport tagolás megvalósításához szükséges, a feladatok besorolására használt kategóriák a munkaidő riportokban dimenziókként jelennek meg. 

A kategóriák és kategória elemek a Taskfit-ben szabadon definiálhatók. A leggyakrabban használt kategóriák az Ügyfél, a Projekt és a Költséghely, de számos más besorolás is elképzelhető, mint például a feladat típusa. 

Taskfit Enterprise előfizetői csomagban a céges Adminisztrátor és a megfelelő jogosultsággal rendelkező Szerkesztők felelnek a felhasználók számára elérhető feladat kategóriák létrehozásáért, kezeléséért. A felhasználók csak egyes feladatokhoz tudnak kategóriaelemeket kiválasztani. 

Bővebben
Feladat kategóriák

Heti áttekintés

A heti áttekintés funkció a Taskfit által rögzített munkaidő adatok gyors áttekintésére ad lehetőséget. A funkció a Taskfit kliens menüjéből gyorslinken keresztül is elérhető. 

Taskfit jelentés

Riportok

A riportok a Heti áttekintéstől részletesebb bontásban képesek a feladatok naplózott időit megjeleníteni. A rögzített munkaidők az elérhető kategóriák alapján szűrhetők és csoportosíthatók. A Riportok oldal Saját idő fülén minden felhasználó a saját munkaidejéről készíthet riportokat. Azok a felhasználók, akik hozzáférési jogosultsággal rendelkeznek más felhasználók munkaidő adataihoz, a Mindenki ideje fülön tudnak mások munkaidejére vonatkozó riportokat összeállítani. 

Taskfit Riport

Személyes hatékonyság

A Taskfit a feladatra mért időkből személyre szóló hatékonysági mutatókat tud összeállítani a felhasználó számára. A teljesítménymutatók heti összesítésben állnak rendelkezésre. Ezek a mutatók szintén csak a saját munkavégzésre vonatkozóan elérhetők minden portál felhasználó számára. 

Taskfit hatékonyság jelentés

Kérdésed van? Miben segíthetünk?