Hogyan működik
Első lépések
–
A Taskfit kliens alkalmazás fő ablaka a Feladatközpont, ami nagyon egyszerű közelítésben egy közönséges feladatlistának tekinthető. A Feladatközpont (beállításoktól függően) az operációs rendszerbe való belépéssel azonnal elindul, vagy a Start menüből elindítható. Alapértelmezésben a Feladatközpont minimalizált állapotban van, és a tálcán található Taskfit ikonra kattintva jeleníthető meg.
A Feladatválasztó az éppen aktív ablak tetején, középen, egy keskeny színes sávként jelenik meg és kulcs szerepet tölt be a Taskfit működésében. Segítségével rendelhető hozzá az aktív elem (alkalmazás, fájl, weboldal stb.) egy feladathoz.
A feladatválasztónak 3 állapota van, ezeket színek jelölik.
A színes sávra kattintva a feladatválasztó lenyílik, és láthatóvá válik, hogy az aktív elem éppen melyik feladathoz van hozzárendelve.
Mutass kevesebbet
Az aktív elem feladathoz rendelhető a feladat nevére kattintással, ekkor a feladat bekerül a Hozzárendelt feladatok listába és a Taskfit erre a feladatra kezdi el mérni az időt.
Az aktív elemet feladathoz rendelhető a jobb oldalon található lánc ikonnal is, ilyenkor a feladat bekerül a Hozzárendelt feladatok listába, de a mérés a már korábban kiválasztott feladatra folytatódik, ahogy azt a feladat neve előtt látható kék óra ikon mutatja. Ilyen módon egy elem egyszerre több feladathoz is hozzárendelhető, de időmérés mindig csak egy feladatra történik. A többes hozzárendelésnek a Taskfit automatikus hozzárendelés funkciójának támogatásában van szerepe.
Egy hozzárendelés feladat jobb szélén megjelenő X-re kattintva szüntethető meg.
Az egyes feladatokon megjelenő adatlap gombra kattintva megnyílnak a feladat részletes adatai a Feladatközpontban.
Mutass kevesebbet
A kézi hozzárendelések minimumra szorítása érdekében a Taskfit sok esetben megpróbálja automatikusan meghatározni, hogy egy újonnan megnyitott elem melyik feladathoz tartozik. Az egyik legjobb példája az automatikus hozzárendelés hasznosságának egy webhely aloldalainak lapozgatása, amikor nagyon nehézkes lenne minden egyes aloldalt egyesével a feladatunkhoz rendelni. Ilyenkor egy oldal manuális hozzárendelése alapján a Taskfit a webhely hasonló oldalait automatikusan ugyanahhoz a feladathoz rendeli.
Az automatikus hozzárendelés funkció több szempontot (pl. név hasonlóság, URL hasonlóság, korábbi hozzárendelések stb. ) is figyelembe vesz a hozzárendelt feladat meghatározásánál, de csak kellően nagy találati valószínűség mellett dönt a hozzárendelés mellett.
Amikor automatikus hozzárendelés történik, a Feladatválasztó pár másodpercre automatikusan lenyílik, megmutatva a felhasználónak, hogy melyik feladathoz került hozzárendelésre az éppen aktív elem. Amennyiben a felhasználó a hozzárendelést helyesnek ítéli, további teendője nincsen, a mérés folytatódik. Ha viszont nem ért egyet a Taskfit által választott feladattal, az automatikus hozzárendelést bármikor felülírhatja a fentiekben leírt módon.
Mutass kevesebbetHa munkához használt ablakainkat, fájljainkat feladatokhoz rendeltük, akkor a megszokott módon folytathatjuk a munkát, nincs egyéb teendőnk a munkaidő automatikus rögzítéséhez. A hozzárendelések alapján a Taskfit számára egyértelmű, hogy mikor melyik feladattal foglalkozunk, így arra méri az időt.
Különböző feladatokhoz rendelt elemek között váltva a Taskfit érzékeli a feladatváltást, amit a Feladatválasztó pár másodperces lenyitásával jelez. (Két azonos feladathoz rendelt elem közötti váltáskor ilyen jelzés nem történik.)
Egyik ablakból a másikba kattintva a feladatváltás nem történik meg azonnal, hogy elkerüljük a fölösleges váltásokat, amikor a felhasználó a nyitott ablakokat végig kattintgatva keres valamit. A Taskfit csak 3 másodperc után állítja át az időmérést az újonnan aktívvá vált elemre. (Ez az idő nem veszik el, hiszen addig a mérés folyamatosan zajlik az előzőleg aktív elemre.)
Az elem feladathoz rendelésével nem szükséges kapkodnunk, nem veszítünk el mért munkaidőt, ha mondjuk csak egy fél oldal begépelése után rendeljük feladathoz egy dokumentumunkat. A Feladatválasztóban elvégzett hozzárendelés az elem aktívvá válásától eltelt teljes időt a kijelölt feladathoz rendeli és a Feladatközpontban lehetőség van a hozzárendelések utólagos módosítására is.
Mutass kevesebbetA Taskfit alapértelmezett, aktív számítógéphasználaton alapuló időmérése bizonyos helyzetekhez nem illeszkedik. Ilyen helyzet lehet egy megbeszélés, amikor a megbeszélés teljes időtartamát egy konkrét feladathoz akarjuk mérni, függetlenül a közben megnyitott fájloktól, weboldalaktól. Hasonló eset lehet egy sürgős feladat elvégzése, amikor nincs idő odafigyelni a hozzárendelések helyességére.
Az ilyen helyzetek kezelésére szolgálnak a fókusz módok, amelyek hozzárendelt feladat alatt megjelenő sárga sávban található gombokkal kapcsolhatók be.
A kétféle fókusz mód működése hasonló, mindkettő a Taskfit feladat hozzárendeléseit befolyásolja, de eltérő erősséggel:
A Taskfit működése a megoldandó feladatokon alapul, így minden időmérés a szoftverben található feladatokhoz köthető. A feladatok a későbbiekben leírt módon listákba szervezhetők, alapértelmezetten minden feladat a ’Saját feladatok’ listába tartozik. Szemben a Feladatválasztóval, ami csak az éppen aktív elem feladat hozzárendelésének kezelésére szolgál, a Feladatközpontban lehetőségünk van az összes feladatunk áttekintésére, kezelésére, a mért idők megtekintésére és a hozzárendelések módosítására.
A feladat kategóriáknak kiemelt szerepe van abban, hogy a Taskfit által mért munkaidő a riportokban a megfelelő módon jelenjen meg, ezért a felhasználóknak fokozott figyelmet kell fordítaniuk a feladataik helyes kategorizálására. A kategóriarendszer a vállalat igényeihez illeszkedő riport tagolás megvalósításához szükséges, a feladatok besorolására használt kategóriák a munkaidő riportokban dimenziókként jelennek meg.
A kategóriák és kategória elemek a Taskfit-ben szabadon definiálhatók. A leggyakrabban használt kategóriák az Ügyfél, a Projekt és a Költséghely, de számos más besorolás is elképzelhető, mint például a feladat típusa.
Taskfit Enterprise előfizetői csomagban a céges Adminisztrátor és a megfelelő jogosultsággal rendelkező Szerkesztők felelnek a felhasználók számára elérhető feladat kategóriák létrehozásáért, kezeléséért. A felhasználók csak egyes feladatokhoz tudnak kategóriaelemeket kiválasztani.
Mutass kevesebbet
A Taskfit-ben kezelt feladatokat opcionálisan listákba lehet szervezni. A Feladatközpont bal oldalán tekinthető meg a lista nézet ahol megjelennek az általunk létrehozott feladatlisták (“Taskfit” lenyíló lista) és mások által velünk megosztott feladatlisták (“Velem megosztott” lenyíló lista). A feladatlisták mellett a még le nem zárt hozzá tartozó feladatok száma látszik.
A heti áttekintés funkció a Taskfit által rögzített munkaidő adatok gyors áttekintésére ad lehetőséget. A funkció a Taskfit kliens menüjéből gyorslinken keresztül is elérhető.
A riportok a Heti áttekintéstől részletesebb bontásban képesek a feladatok naplózott időit megjeleníteni. A rögzített munkaidők az elérhető kategóriák alapján szűrhetők és csoportosíthatók. A Riportok oldal Saját idő fülén minden felhasználó a saját munkaidejéről készíthet riportokat. Azok a felhasználók, akik hozzáférési jogosultsággal rendelkeznek más felhasználók munkaidő adataihoz, a Mindenki ideje fülön tudnak mások munkaidejére vonatkozó riportokat összeállítani.
A TaskFit a feladatra mért időkből személyre szóló hatékonysági mutatókat tud összeállítani a felhasználó számára. A teljesítménymutatók heti összesítésben állnak rendelkezésre. Ezek a mutatók szintén csak a saját munkavégzésre vonatkozóan elérhetők minden portál felhasználó számára.
Ez a leírás csak a Taskfit asztali verziójára vonatkozik.
Valószínűleg észrevetted a narancssárga csíkot, ami megjelent az aktuális ablakod tetején: ez a Feladatválasztó. (Ha mac-et használsz, először engedélyezned kell.) A narancssárga szín azt jelzi, hogy a weblap vagy fájl nincs még hozzárendelve egy feladathoz sem.
Most vidd az egeredet a Feladatválasztóra és kattints rá, hogy kinyisd. Gépeld be az ‘Első feladatom’ nevet példaként és nyomj entert.
Sikerült az első összerendelésed, szép munka! A Feladatválasztó most már világoskék és elindult az időmérés a létrehozott feladatra. Mostantól bármikor időt töltesz ezen az oldalon, az hozzáadódik a feladatra mért munkaidőhöz.
Következő lépés: nyisd meg a National Geographic-ot egy másik böngészőlapon. Hozz létre és rendelj hozzá egy új feladatot ‘Tanulás’ névvel.
Amikor a két különböző feladathoz rendelt böngészőlap között váltogatsz, akkor a Feladatválasztó mindig mutatni fogja, hogy éppen melyik feladatra méri az app az időt. Ha most megnyitsz egy cikket a NatGeo főoldalán, akkor a Taskfit észre fogja venni a hasonlóságot a korábban hozzárendelt weboldalhoz (hivatkozás url vagy cím alapján) és automatikusan hozzárendeli ezt a cikket is a feladathoz. A Feladatválasztó sötétkékre változik, ezzel jelezve hogy a Taskfit magától végezte az összerendelést, megkönnyítve ezzel a dolgodat. Ha szerinted hibás volt a döntés akkor bármikor felülbírálhatod azt.
Itt az ideje, hogy meglátogassuk a Taskfit fő ablakát, a Feladatközpontot. Ezen a felületen tudod áttekinteni, rendezni, kategorizálni a feladataidat és itt láthatod, hogy melyikre mennyi időt fordítottál, illetve milyen weboldalakat, fájlokat rendeltél hozzá. Ha beállítod az óradíjad, azt is láthatod mennyit kerestél...
A Feladatközpontban az Idővonal ikonra kattintva (jobb felső sarok, a menü mellett), áttekintheted a napi munkafolyamatodat. Bármelyik elemet módosíthatod, ha esetleg elfelejtetted volna hozzárendelni egy feladathoz vagy rossz helyre mérted az időt. Csak kattints bármelyik elemen a Szerkesztés gombra és a felugró ablakban finomhangolhatod az idő riportot.
Most pedig nézzük meg az időméréseid eredményét. Néhány funkció, mint például a Heti áttekintés, Hatékonysági grafikonok, Munkaidő riport, Fiók és előfizetési beállítások a Portálunkonkapott helyet. Ezeket az app menüjéből is gyorsan elérheted.